The WWF is run at a local level by the following offices...
- WWF Global
- Adria
- Argentina
- Armenia
- AsiaPacific
- Australia
- Austria
- Azerbaijan
- Belgium
- Bhutan
- Bolivia
- Borneo
- Brazil
- Bulgaria
- Cambodia
- Cameroon
- Canada
- Caucasus
- Central African Republic
- Central America
- Central Asia
- Chile
- China
- Colombia
- Croatia
- Democratic Republic of the Congo
- Denmark
- Ecuador
- European Policy Office
- Finland
Nos Nouvelles
Réalisation d’un audit organisationnel de l’ONG Barefoot College Madagascar
AO – 011/TNR/25
| Projet : | MG2069.00 |
| Période : | Entre Avril et Mai 2025 – 30 jours de travail effectif |
| Date : | Mars 2025 |
I. Contexte d’intervention
L’ONG Barefoot College Madagascar (BC Mada) a été fondée en septembre 2018 et s’est donnée comme mission de former, de renforcer les capacités et d’accompagner des femmes appartenant à des communautés rurales vulnérables, pour que ces communautés puissent accéder durablement à la lumière moderne et à l’électricité, et pour que ces femmes puissent entraîner le développement durable et autonome au sein de leur village et alentours.
BC Mada a été mandatée par le ministère de l’Energie et des Hydrocarbures pour assurer la formation des femmes venant du milieu rural isolé dans le cadre du Programme National Barefoot College qui vise l’accès à l’électricité pour 600 000 ménages à l’horizon 2030. L’ONG gère un Centre de Formation se trouvant dans la commune de Tsiafajavona qui peut accueillir au maximum 20 femmes par session de formation. Elle organise des sessions de formation ciblant spécifiquement les femmes vivant en milieu rural isolé pour devenir des techniciennes solaires dans le cadre de l’approche « Femmes Ingénieures Solaires » qui consiste à former des femmes pendant 4 mois au Centre de Formation pour qu’elles puissent assurer le montage, l’entretien et la maintenance de systèmes solaires une fois qu’elles reviennent dans leur village.
En plus du « cursus solaire », elles sont également formées suivant le « cursus Enrich », qui comprend différents modules visant à l’autonomisation de ces femmes. Le Centre de Formation a accueilli 7 promotions de femmes et a formé plus 90 femmes depuis 2019.
L’ONG est récipiendaire de plusieurs financements venant de divers bailleurs à travers WWF MDCO. Dans ce cadre, elle se doit de se conformer aux directives de WWF MDCO et des exigences spécifiques des bailleurs que cela induit. Cela concerne notamment le respect des délais dans la remise des rapports, le respect des procédures de passation de marché, le contrôle interne, etc.
L’ONG rencontre des difficultés récurrentes dans la production de ses rapports financiers et dans la transmission des pièces justificatives, tant en termes de délais que de qualité. Ces insuffisances affectent la fiabilité des informations financières, compromettent sa crédibilité et fragilisent ses relations avec les partenaires financiers. Cet audit a pour objectif d’identifier les lacunes structurelles et opérationnelles à l’origine de ces problèmes et de proposer des solutions concrètes pour améliorer la transparence, la rigueur des justificatifs fournis et l’efficacité des processus de gestion financière.
II. Objectifs
Objectif global du mandat :
Améliorer l’efficacité et la fiabilité des processus internes en renforçant les procédures de gestion, le contrôle interne, la tenue comptable et l’archivage des documents. Cela inclut l’optimisation des mécanismes de suivi financier, la standardisation des bonnes pratiques comptables et la mise en place d’un système d’archivage structuré garantissant l’accessibilité, la traçabilité et la conformité des documents.
Objectifs spécifiques du mandat :
- Effectuer une analyse de la structure organisationnelle, en analysant les processus de décision, l’adéquation des rôle et responsabilités par rapport aux profils,
- Effectuer une analyse approfondie des processus existants, en examinant les pratiques de gestion financière, les procédures comptables, le contrôle interne et l’archivage des documents.
- Détecter les principales insuffisances et risques, notamment les retards dans la production des rapports, les non-conformités aux exigences des bailleurs et les éventuelles vulnérabilités aux fraudes.
- Élaborer un plan d’action structuré et adapté, en définissant des mesures correctives prioritaires tenant compte des réalités locales, afin d’améliorer la transparence, l’efficacité et la conformité des opérations.
III. Périmètre de l’audit organisationnel
A. Analyse de la structure de gouvernance et organisationnelle :
- Évaluer les structures de gouvernance en place (conseil d’administration, direction exécutive, etc.).
- Analyser les processus de prise de décision, de suivi et de communication de la gouvernance.
- Examiner l’organigramme actuel et analyser l’adéquation des rôles et des responsabilités au sein de l’Organisation.
- Évaluer la répartition des tâches et des responsabilités entre les différents départements et niveaux hiérarchiques.
- Analyser l’alignement entre les compétences des employés et les besoins organisationnels.
- Identifier les forces et les faiblesses culturelles de l’organisation (peur d’agir, les différentes pressions, etc.)
- Établir une cartographie détaillée des flux internes, incluant les processus d’approvisionnement, de gestion de la paie et de production des rapports financiers, afin d’identifier les circuits de validation, les points de contrôle et les éventuels goulets d’étranglement.
· Documenter l’ensemble des procédures internes existant, sous forme de documents clairs et facilement accessibles.
· Identifier les lacunes existantes dans les processus internes, en évaluant les faiblesses structurelles, organisationnelles et opérationnelles, afin de mettre en place des actions correctives pour combler ces déficits et améliorer l’efficacité globale.
· Vérifier l’effectivité du contrôle interne en termes du respect de la procédure à chaque transaction financière effectuée: Analyser les risques opérationnels et financiers, la ségrégation des tâches et autorisations hiérarchiques, et la gestion des alertes et suivi des corrections.
C. Traitement comptable :
- Vérifier la conformité aux normes comptables, tant nationales qu’exigées par les bailleurs, en s’assurant que les pratiques comptables respectent les régulations en vigueur et les attentes des partenaires financiers.
- Vérifier la rigueur dans la tenue des livres comptables, effectuer les rapprochements bancaires de manière régulière et garantir une clôture correcte des comptes à la fin de chaque période pour assurer l'exactitude des états financiers.
D. Archivage et traçabilité :
- Vérifier le système de classement physique et numérique des documents, en s’assurant qu’il est organisé, sécurisé et conforme aux exigences internes et réglementaires.
- Contrôler les procédures de vérification des pièces justificatives, pour s’assurer qu’elles sont correctement validées et conformes aux normes comptables et aux exigences des bailleurs.
E. Gestion des immobilisations :
- Vérifier que le registre des immobilisations est à jour et complet afin de fournir un enregistrement précis des immobilisations détenues par le consortium, de leur état et de leur localisation ;
- Vérifier que les fiches de stocks sont à jour
- Vérifier les bénéficiaires effectifs des immobilisations afin de faciliter la traçabilité ;
- Vérifier que fichiers de détenteurs est disponible afin d'identifier les responsabilités en matière d'immobilisations ;
- Vérifier la disponibilité des fiches de distributions des achats effectués pour les bénéficiaires finaux
- S'assurer que le travail d'inventaire est effectué par au moins deux personnes et signé par elles.
Les travaux sont prévus s’étaler entre avril et Mai 2025 – Pour 30 jours d’intervention effective au total. Le calendrier d’intervention par personne devra être détaillée dans l’offre technique.
V. Livrables attendus et paiement
Le prestataire devra remettre pour validation les livrables suivants :
| Livrables | Délai de livraison | Paiement (honoraires) | |
| a. | Rapport d’étape : cadre méthodologique révisé et planification. | 2 jours après début du contrat et réunion de cadrage | 5% |
| b. | Rapport préliminaire : Diagnostic détaillé avec gaps identifiés. | 15 jours après la validation de la méthodologie. | 35% |
| c. | Rapport final : - Recommandations structurées et plan d’actions. Outils opérationnels : - Modèles de procédures, fiches de contrôle, guide d’archivage. |
12 jours après validation et revue du rapport préliminaire. | 35 % du montant de la prestation |
| d. | Session de restitution avec l’ensemble du staff de BCmada de son CA et des équipes de WWF MDCO concernés. |
Lors de la remise du rapport final. | 25% |
Le règlement financier est subordonné à la production préalable de facture originale portant outre les mentions légales, les indications suivantes : la référence du marché, la domiciliation bancaire et la période d’exécution de la prestation, l’approbation par des factures et des livrables.
WWF ne peut accorder aucune avance sur note d’honoraire. Par ailleurs, les débours sont payables par avance suivant les modalités de WWF (en totalité ou par tranche selon nécessité et durée de l’intervention), par le Travel Request Form (TRF) à remplir avant les missions. Un état récapitulatif sera à établir pour la justification des dépenses à remettre avec Travel Expense Claim (TEC), au plus tard 5 jours après la mission. Les dépenses supérieures ou égales à 60.000 Ar nécessitent des pièces justificatives réelles en bonne et due forme.
Toute dépense nécessitant une pièce justificative selon les procédures du WWF, et qui n’est pas justifiée, sera déduite des honoraires.
VI. Profil requis
La prestation sera effectuée par un cabinet avec le personnel clé suivant :
- Auditeur principal : Expert en audit organisationnel, expérience avec les ONG à Madagascar
- Expert financier : Spécialiste des normes comptables (ISA, directives bailleurs).
- Autre personne ressource : Connaissance du contexte socio-économique et juridique malgache.
Une procédure en deux étapes est utilisée pour évaluer les propositions, l'évaluation de la proposition technique étant achevée avant toute proposition de prix ouverte et comparée. La proposition de prix des propositions nesera ouverte que pour les soumissions ayant obtenu la note technique minimale de 70% de la note pouvant êtreobtenue de 100 points lors de l'évaluation des propositions techniques.
La proposition technique est évaluée sur la base de sa réactivité aux termes de référence (TDR) et conformément aux critères d'évaluation technique suivants
Le nombre de points pouvant être obtenu pour chaque critère d'évaluation indique l'importance relative ou le poids de l'élément dans le processus d'évaluation global.
Les formulaires d'évaluation des propositions techniques sont :
Formulaire 1 : Expertise de l'entreprise / organisation soumettant une
proposition
Formulaire 2 : Approche proposée pour le plan de travail
Formulaire 3 : Personnel
Chaque offre financière (F) recevra une note financière (NF) calculée par comparaison avec l'offre financière la plus basse (Fm) de la manière suivante NF = 100 x Fm/F (F étant le prix de la proposition financière)
Enfin, les propositions seront classées en fonction de leurs notes techniques (NT) et financières (NF) combinées, avecl'application de pondérations (70% pour la proposition technique – et 30% pour la proposition financière), pour obtenir une note globale (NG). Les propositions seront ainsi classées en fonction de la note totale pondérée : NG = 0,7xNT+0,3xNF.
VIII. Dossier du prestataire à fournir
Le document de proposition du prestataire devra comprendre :
- Une offre technique comprenant les présentations suivantes :
- Une lettre de soumission dûment signée ;
- Une présentation du Bureau d’étude (coordonnées, statut, personnes responsables, domaine d’action, principales références, expériences de contrats analogues et conditions semblables …)
- Note de compréhension de la mission ;
- Descriptif de la réalisation des différentes tâches (méthodologie, contenu…) ;
- Une liste des prestations similaires réalisées avec le nom et les coordonnées des personnes contact ainsi que les notes/certificats de bonne fin d’exécution de chaque prestation mentionnée ;
- Une proposition de calendrier de réalisation détaillé.
- CV des experts impliqués, suivant le canevas du WWF (disponible sur demande par e-mail à l’adresse p[email protected]) qui devront indiquer clairement les expériences similaires à l’objet de la prestation avec mention de références et les domaines de spécialisation et rôles dans la prestation ;
- L’offre financière : devra être libellée en Ariary. La décomposition du budget sera faite en précisant par grande ligne d’activités (i) le nombre de jours et l’honoraire journalier du consultant ou par catégorie de consultant ; (ii) les débours et frais de gestion le cas échéant.
- Le tarif mentionné dans l’offre financière est non révisable. Les honoraires et les débours doivent être bien séparés dans l’offre. L’offre inclura également les détails des montants hors taxe et toutes taxes. Une mention spéciale devra être faite en cas d’exemption. Les frais de déplacements et accommodations (si existe) devront seront pris en charge suivant les procédures en vigueur au WWF.
IX. Soumission de l’offre :
L’offre technique et l’offre financière sont à mettre dans deux enveloppes séparées, elles-mêmes renfermées dans une enveloppe extérieure anonyme et portant uniquement la référence « AO-011/TNR/25 Réalisation d’un audit organisationnel de l’ONG Barefoot College Madagascar – MG2069.00», et remises à l’adresse Près LOT II M 85 Ter Antsakaviro, Antananarivo 101,
Ou envoyées à l’adresse e-mail [email protected] dont l’objet de l’email est « AO – 011/TNR/25 Réalisation d’un audit organisationnel de l’ONG Barefoot College Madagascar – MG2069.00»
Au plus tard le 10 Avril 2025 à 17h00.
X. Coordination du mandat
Le mandat sera exécuté sous la supervision technique du Grants Manager qui mettra en place un comité pour le suivi. Le Comité devra fournir toutes les informations utiles pour mener à bien la prestation.
XI. Modalités de mise en œuvre
La présente prestation fera l’objet d’un contrat auquel seront annexés les présents Termes de Référence et l’offre validée. Le Consultant assume toutes les obligations fiscales relatives à son statut de Consultant. En sa qualité de travailleur indépendant, le Consultant est seul responsable du paiement de toute taxe ou de tout impôt qui pourrait lui être réclamé dans le cadre du présent contrat, à condition qu'il soit en règle et à jour vis à vis des autorités administrative et fiscale sur présentation des pièces justificatives; à défaut, et conformément aux dispositions de la loi de finances en vigueur, le WWF est dans l'obligation de retenir à la source, sur le montant de ses prestations ou honoraires / factures, le pourcentage légal à reverser au fisc. Le paiement des honoraires sera effectué sur présentation de facture et après validation des livrables suivant le calendrier ci-dessus.
Le Consultant est tenu aux procédures de gestion du WWF dans le cadre de la réalisation des prestations, objet de cette offre de consultance.
XII. Fraudes et corruption et déclaration de conflit d’intérêt
L’équipe prestataire confirme avoir lu entièrement la Politique du WWF relative aux conflits d’intérêts ainsi que la politique du WWF pour la Prévention et l’Enquête sur la Fraude et la Corruption. Il comprend ses responsabilités à s’y conformer, et s’y engager pleinement. A sa connaissance, il n’a pas de conflits tels que décrit dans la Politique du WWF relative aux conflits d’intérêts ; https://wwf.panda.org/organization/ethics/
XIII. Ethique
L’équipe prestataire est tenue de respecter des règles de conduite professionnelles irréprochables dans la conduite de son mandat. Par ailleurs, elle veillera à ne pas ternir l’image du WWF dans l’exécution de son mandat. Le WWF se donne le droit de résilier la convention dans des cas avérés de mauvaise conduite pouvant porter préjudice au WWF.