Appui Passation de marchés / Subvention

Titre: Appui Passation de marchés / Subvention
Type de contrat: consultance
Durée du mandat: 31 mars 2020
Lieu: Antananarivo
projet: 9F0759.01

1.   Contexte et Mission
 
Le Bureau du WWF à Madagascar est actif depuis 1963. Il met en œuvre une quarantaine de projets dans différentes régions de Madagascar grâce aux financements obtenus de la part de différents bailleurs et gouvernements, et agences de coopération (Governments & Aid Agencies - GAA)
 
L’unité Passation des marchés assure toutes les activités de passation de marchés du bureau d’Antananarivo, ainsi que les demandes de terrain à partir d’un certain montant ou produits/services n’existant pas au niveau terrains. L’unité assure aussi la gestion de tous les contrats sortants (consultants – partenaires) pour le bureau d’Antananarivo, et joue un rôle de relai pour les contrats établis au niveau des terrains et qui nécessitent des signatures supplémentaires du bureau central.
 
Pour faire face à tous ces défis, et en même temps prévoyant la tendance croissante des transferts des fonds vers les partenaires à titre de subvention, l’unité procèdera au recrutement d’un consultant en vue de l’appuyer dans les passations de marchés ainsi que la gestion des contrats de subvention, et les tâches administratives.
 
2.     Fonctions Principales
 
Sous la supervision du Senior Procurement Officer, le Consultant Appui en Passation des marchés et Subvention fournit son assistance dans le cadre des activités  suivantes pour les approvisionnements des paysages prioritaires / programme explore traités au niveau du siège et la gestion des contrats de subvention en général.
 
Achats de biens et de services/travaux:

• Enregistrer les demandes d’achat dans le système ;

• Assurer le processus d’achat jusqu’à la sélection des fournisseurs / prestataires (Offres – PV ou Tableau de comparaison – vérification des références - Approbations/Signatures finales – Notifications…) ;

• Assurer l’établissement des documents d’engagements (contrat / BC / PRF) et leur transmission aux fournisseurs/prestataires 

• Effectuer le classement physique et électronique de tous les documents concernés ;

• Assurer la mise à jour des outils de suivi existants.
  Paiements:

• Assurer la gestion des documents des paiements des projets/paysages concernés : jusqu’à la transmission à la Finance ;

• Effectuer le classement physique et électronique des dossiers concernés ;

• Effectuer la mise à jour des outils de suivi de paiement existants.

Contrats de subvention:

• Assurer la collecte et la vérification de l’exhaustivité/ consistance et conformité des documents reçus pour contrat ;

• Assurer le suivi des dossiers en cours de signature ;

• Assurer la mise à jour des outils de suivi existant ;

• Effectuer le classement physique et électronique des documents concernés.

Correspondances et documentation

Mettre à jour de l'archivage et le rangement des courriers, des documents administratifs.

Autres :

• Appuyer dans l’organisation des ateliers/réunions selon les besoins.

3.    Profil requis :
Qualifications/diplômes et expériences :

• Titulaire au moins d'un diplôme en Gestion, Economie, Administration ou d'un diplôme équivalent (Bac +3);

• Expériences en secrétariat et administration générale ;

• Expériences en passation de marchés ;

• Connaissance en gestion de contrats sortants un plus;

• Bonnes connaissances et pratiques courante de l’informatique (Traitement de texte, Tableur, présentation...); connaissance en programmation un plus ;

• Maîtrise du Français, bonne connaissance de l'Anglais ;

Qualités et compétences :

• Sérieux, organisé, dynamique ;

• Autonome, sens de l'initiative et esprit d'équipe ;

• Très grande disponibilité ;

• Aptitude à travailler en équipe ;

• Autonome et dynamique ;

• Sens relationnel et de communication ;

• Rigoureux et intègre ;

• Adhésion   aux   valeurs   de   WWF   :   Crédibilité,         Optimisme, Détermination, Engagement.

• Adhésion aux cultures de WWF (*) : viser l’impact, collaborer ouvertement, écouter attentivement et Innover sans crainte.

 

• Ecouter attentivement «Je vais au-delà de mon point de vue et m’efforce de voir le contexte plus large à partir de différentes perspectives. Je reste curieux et écoute profondément ce que les autres ont à dire.»

• Collaborer ouvertement «Je suis un citoyen du monde travaillant pour une planète vivante. Je pense constamment à comment, avec les autres, ensemble, nous pourrions avoir plus d’impact. Je travaille au-delà des frontières, demande ouvertement de l’aide, et partage ce que je sais, à l’interne et à l’externe.

• Innover sans crainte Je prends des risques pour trouver de meilleures solutions. Je mesure le progrès et apprends des erreurs. Je partage à la fois les succès et les échecs. J’encourage les autres à en faire de même.»

4.  Relations de travail

• Internes: Interagit avec tout le staff du WWF, en particulier le Senior Procurement Officer, le Procurement Assistant, et tous les Assistants (incluant ceux des paysages)

• Externe: le consultant est en contact avec les partenaires pour toutes les actions de passation de marchés qui impliquent de façon directe ou indirecte le WWF.

Comment soumissionner?
Lettre de motivation diment signée, CV(*) avec mention d’un numéro de téléphone pour contact rapide, photo d’identité et 03 références professionnelles à envoyer par courrier électronique avec la mention
« Consultant Appui en Passation de marchés/Subvention » au [email protected]
ou à déposer au bureau du WWF Antsakaviro ou autres bureaux du WWF.
(*) Canevas à utiliser pour la rédaction du CV à retirer auprès des Bureaux de WWF ou a demander par email au [email protected].

Délai de soumission: 07 novembre 2019.