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Agence de communication & évènementielle pour la réalisation d’un évènement Corporate clé en main

AO – 012/TNR/22

Titre : Agence de communication & évènementielle pour la réalisation d’un évènement Corporate clé en main
Projet : MG 2059 00
Lieu : Morondava
Date de l’évènement : 14 Avril 2022

I. Contexte général

Le changement climatique est l'un des plus grands défis environnementaux de nos jours. Déjà, ses impacts sont déjà ressentis par les populations et la nature à travers le monde, les pays en développement étant les plus touchés. Les pays en développement comme Madagascar sont les plus touchés. Le Fonds néerlandais pour le climat et le développement (DFCD) permet au secteur privé d'investir dans des projets d'adaptation au changement climatique et d'atténuation de ses effets dans les pays en développement. Le fond est géré par un consortium dont WWF (NL) en tant que partenaire technique.

En vue d’informer le secteur privé sur le fonctionnement des fonds DFCD et dans le processus de sélection des projets d’investissements, le WWF organisera une rencontre avec le secteur privé (des régions Menabe et Melaky) à Morondava. L’organisation entière de l’évènement sera assurée par une agence de communication et évènementielle.

II. Rôles et attributions du prestataire

Il ou elle sera chargé(e) de :
  • Se documenter et comprendre le projet, ses objectifs et ses enjeux afin de concevoir un évènement qui répond aux besoins du projet
  • Proposer un concept d’évènement (une demi-journée d’information et de partage)
  • Proposer un lieu pour l’évènement et concevoir l’habillage, faire la décoration et l’aménagement des lieux
  • Concevoir et produire des supports de communication et visibilité du projet durant l’évènement
  • Veiller à la bonne réalisation de l’évènement : Services, Traiteurs, installation, désinstallation, conducteur, ….

III. Produits livrables

a) Présentation de l’agenda et concept global de l’évènement
Au plus tard 15 jours avant l’évènement

b) Rapport de réalisation de l’évènement
Au plus tard 05 jours après l’évènement
Délai de validation par le superviseur technique: 02 jours au maximum.
Pénalité de retard : 1‰ par jour de retard du montant total des honoraires dûs.

IV. Date de l’évènement

14 avril 2022.

V. Profil requis

  • Une entreprise de communication ayant plus de 5 années d’expérience et légalement constituée,
  • Ayant déjà réalisé des évènements corporate,
  • Disposant d’un portfolio évènement,
  • Ayant déjà collaboré avec des ONG nationales ou internationales.

VI. Modalités d’exécution du mandat

  • La prestation fera l’objet d’un contrat auquel seront annexés l’offre validée;
  • Le prestataire assume toutes les obligations fiscales relatives à son statut de consultant ; En sa qualité de travailleur indépendant, le consultant est seul responsable du paiement de toute taxe ou de tout impôt qui pourrait lui être réclamé dans le cadre du présent contrat, à condition qu'il soit en règle et à jour vis à vis des autorités administrative et fiscale sur présentation des pièces justificatives; à défaut, et conformément aux dispositions de la loi de finances en vigueur, le WWF est dans l'obligation de retenir à la source, sur le montant de ses prestations ou honoraires / factures, le pourcentage légal à reverser au fisc

VII. Présentation de l’offre

Le prestataire devra envoyer au WWF une offre technique et une offre financière.

a) L’offre technique contiendra les documents suivants :
  • Présentation de l’entité (incluant copies cartes NIF/Statistique) et le Curriculum Vitae de l’équipe qui va intervenir pour le présent mandat, indiquant clairement les expériences similaires à l’objet de la présente prestation avec mention des références professionnelles (nom, fonction, organisation et coordonnées) et le domaine de spécialisation, selon canevas du WWF (disponible sur le lien https://bit.ly/2H2M8Ed),
  • Un document concept de l’évènement,
  • Le portfolio de son agence,
  • Liste des matériels (en possession ou location) qui seront affectés aux prestations,
  • Et un calendrier d’exécution du mandat.
b) L’offre financière sera libellée en Ariary: la décomposition du budget sera faite en précisant le nombre de jours par activité du consultant et l’honoraire journalier, les débours et les autres frais de secrétariat et de gestion, le cas échéant. L’offre inclura également les détails des montants hors taxe et toutes taxes comprises. Une mention spéciale devra être faite en cas d’exemption fiscale. Le prestataire prendra en charge l’ensemble de tous les matériels nécessaires pour exécuter son mandat.

Les frais de mission seront pris en charge directement par le WWF selon ses propres procédures et ne devront pas figurer dans l’offre du consultant.

VIII. Conditions d’envoi des offres

L’offre technique et l’offre financière sont à envoyer uniquement à l’adresse e-mail procurement@wwf.mg
Avec l’objet: « AO-012/TNR/2022 Agence de communication & évènementielle pour la réalisation d’un évènement Corporate clé en main – MG2059.00» Au plus tard le 28 mars 2022 à 17 heures.
Les dossiers qui ne respectent pas les conditions d’envoi seront rejetés.

IX. Dépouillement et sélection

Le dépouillement aura lieu dans les bureaux de WWF. Un Comité d’évaluation sera chargé d’évaluer les offres recevables.

La modalité de sélection passera par le processus ci-après:
  • Présélection des dossiers basée sur les qualification et compétences requises,
  • Un entretien. La grille d’évaluation est la suivante:
  • Profil du Consultant/ressources humaines (25 points)
  • Expériences similaires (35 points)
  • Matériels (25 points)
  • Timing (15 points)
Le dossier technique est noté sur 100 points. Le dossier technique ayant une note inférieure à 60/100 sera immédiatement éliminé. Les candidats ayant reçus les notes supérieures ou égales à 60/100 passeront à un entretien.

L’adjudication revient au soumissionnaire ayant obtenu les meilleures notes (total note offre technique et entretien), dont l’offre financière (après éventuelle négociation) ne dépassent pas les plafonds du budget. Si les négociations n’aboutissent pas, on passe à l’ouverture du pli contenant l’offre financière du second adjudicataire et ainsi de suite.

X. Notes de réserve sur l’annulation de l’appel d’offres.

Le présent appel d’offres peut être annulé dans une des conditions ci-après :
  • La concurrence aurait été insuffisante ;
  • Aucune offre conforme au dossier d’appel d’offres n’aurait été reçue ;
  • Les offres admises au dépouillement dépasseraient largement le budget disponible ;
  • Le financement du projet est interrompu.

XI. Supervision du mandat

L’agence effectuera sa prestation sous la supervision du responsable communication.

XII. Modalités de paiement

Le paiement se fera comme suit : pour chaque ville
  • 50% des honoraires après remise et approbation par WWF du livrable a)
  • 50% des honoraires après remise et approbation par WWF du livrable b)
Le règlement financier est subordonné à la production préalable de facture originale portant outre les mentions légales, les indications suivantes :
  • la reference du marché,
  • la domiciliation bancaire,
  • la période d’exécution des prestations.
WWF ne peut accorder aucune avance sur note d’honoraire. Par ailleurs, les débours sont payables par avance suivant les modalités de WWF (en totalité ou par tranche selon nécessité et durée de l’intervention), par le Travel Request Form (TRF) à remplir avant les missions. Un état récapitulatif sera à établir pour la justification des dépenses à remettre avec Travel Expense Claim (TEC), au plus tard 5 jours après la mission. Les dépenses supérieures ou égales à 60.000 Ar nécessitent des pièces justificatives réelles en bonne et due forme.
Toute dépense nécessitant une pièce justificative selon les procédures du WWF, et qui n’est pas justifiée, sera déduite des honoraires.

XIII. Engagement /fraude et corruption et déclaration de conflit d’intérêt

Le prestataire confirme avoir lu entièrement la Politique du WWF relative aux Conflits d’Intérêts, la Politique du WWF pour la Prévention et l’Enquête sur la Fraude et la Corruption, ainsi qu’à l’engagement à l’intégrité et à la bonne conduite. Il/elle comprend ses responsabilités à s’y conformer, et s’y engage pleinement. https://bit.ly/2H2M8Ed

XIV. ETHIQUE

Le prestataire est tenu de respecter des règles de conduite professionnelles irréprochables dans la conduite de son mandat. Par ailleurs, le/la consultant/e /prestataire veillera à ne pas ternir l’image du WWF dans l’exécution de son mandat. Le WWF se donne le droit de résilier le contrat dans des cas avérés de mauvaise conduite pouvant porter préjudice au WWF.

Préparé par : Tony Rakotondramanana : Date:
Revue par : Tiavina Andriamalala, Senior Procurement Officer : _________ Date:
Approuvé par : Tiana Ramahaleo, Conservation Manager : _________ Date: