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Appel d'offres : Responsables Approvisionnements pour la réalisation d’un système d’approvisionnement en eau potable pour le village d’Ambakivao

TERMES DE REFERENCE


AO – 007/TNR/2023
 
Titre:                                Responsables Approvisionnements pour la réalisation d’un système   d’approvisionnement en eau potable pour le village d’Ambakivao
Superviseur :                 Conducteur de travaux, en collaboration avec Landscape Operation Officer du paysage Manambolo Tsiribihina
Type de contrat :            Consultance
Département :                Conservation/Paysage Manambolo Tsiribihina
Projet de base :              MG2010.00 / MG 2054.00
Période :                           Entre Mars et Juin 2023 pour 90 jours pris en charge au maximum
Affectation :                    Morondava
Date :                                Février 2023
 

  1. Mission du Département

 
Développer et mettre en œuvre la stratégie et le plan de conservation du WWF Madagascar pour le paysage Manambolo Tsiribihina en accord avec les politiques nationales/régionales de la région de Madagascar et de l'Océan Indien occidental, et en conformité avec les normes de gestion des programmes et des projets du WWF.
 

  1. Rôle et contexte d’intervention

 
Afin d’améliorer le bien-être et la résilience des communautés dépendantes des écosystèmes naturels et également premiers acteurs de leur gestion durable, WWF envisage d’appuyer la communauté d’Ambakivao à disposer d’eau potable à un prix abordable.
 
Le village littoral d’Ambakivao est situé dans la Commune Delta, District Belo sur Tsiribihina, Région Menabe. Le village comprend cinq (5) hameaux totalisant près de 320 ménages. L’état actuel concernant l’approvisionnement en eau potable est critique. Faute de ressources en eau potable localement (les puits existants renferment une eau saumâtre à priori proche de l’eau de mer en termes de qualité), les ménages s’approvisionnent en eau douce auprès de vendeurs ambulants à raison de 1,000 Ariary/bidon de 20 litres, pour 1 à 5 bidons/jour. L’eau douce achetée est directement puisée en aval du fleuve Tsiribihina, et est réservée pour les besoins alimentaires compte tenu de son prix.
 
Permettre à la communauté d’Ambakivao d’accéder à de l’eau potable à un coût moindre contribuera à l’amélioration de leur bien-être (meilleure santé et impacts positifs associés sur la dynamique socioéconomique). Une étude détaillée a été réalisée en 2022 afin de déterminer les infrastructures à mettre en place. L’Avant-projet détaillé et le plan d’exécution ont été réalisés.
 
Dans ce cadre, WWF MDCO fait appel aux services d’un Responsable Approvisionnements afin d’appuyer l’équipe en charge de la mise en œuvre de la réalisation du système d’adduction d’eau potable d’Ambakivao.
 

  1. Principales fonctions et attributions 

 
Le Responsable Approvisionnements est chargé de gérer les processus d’acquisition des biens et des services nécessaires, y compris l’approvisionnement en matériaux et en équipements et le suivi des prestataires, et ceci en conformité avec les procédures de WWF MDCO.
 
Il devra notamment :
  • Participer aux réunions préparatoires de chantier coordonnées par le Conducteur de travaux,
  • Analyser et suivre les plans d’exécution transmis par le Conducteur de travaux (plans, cadences, échéances de livraison, budget) pour pouvoir procéder aux acquisitions nécessaires dans les temps,
  • Veiller à l’approvisionnement en matériaux et à la commande de fournitures nécessaires (petit outillage, location de matériel…) en conformité avec les procédures de WWF MDCO,
  • Assurer la mise en œuvre des procédures administratives pour l’acquisition de matériels, la location et toute autre prestation de service.
 
Et toute autres tâches entrant dans ses compétences demandées par le superviseur.
 

  1. Profil

Qualifications requises 

  • Minimum Bac+3 en logistique, gestion ou domaine pertinent ;
  • Avoir au minimum 03 années d’expériences professionnelles pertinentes ;
  • Aptitude à travailler dans des conditions difficiles ;
  • Maitrise des logiciels nécessaires à la mise en œuvre des travaux demandés : outils offices (Project Word, Excel) ;
  • Maitrise du Malagasy et du Français ;
  • Connaissance du dialecte locale serait un atout.
 

Qualités & Compétences requises

  • Rigoureux, intègre, autonome
  • Sens de l’organisation, réactivité
  • Capacité d’écoute
  • Adhésion aux valeurs de WWF : Courage, Respect, Intégrité, Collaboration

  1. Livrables et paiement :

Le consultant remettra les livrables dans les délais indiqués par le tableau ci-dessous :
 
  Livrables Délai de livraison Paiement (honoraires)
  1.  
 Rapport d’avancement mensuel comprenant :
  • Narratif des activités réalisées
  • Un outil de suivi sur Excel des approvisionnements réalisés et en cours (au moins 15%), des recrutements réalisés et en cours
 30 jours après la signature du contrat 25%
  1.  
 Rapport d’avancement mensuel comprenant :
  • Narratif des activités réalisées
  • Un outil de suivi sur Excel des approvisionnements réalisés et en cours (au moins 70%), des recrutements réalisés et en cours
 60 jours après la signature du contrat 35%
  1.  
 Rapport final d’intervention  comprenant :
  • Narratif des activités réalisées
  • Un état récapitulatif des acquisitions (100%), et suivi des coûts (budgétisé VS réalisé)
 90 jours après la signature du contrat 40%
 
Tout retard de livraison sur le calendrier entraînera une pénalisation de 1 pour mille du montant total des honoraires par jour de retard.
 
Le règlement financier est subordonné à la production préalable de facture originale portant outre les mentions légales, les indications suivantes : la référence du marché, la domiciliation bancaire et la période d’exécution de la prestation.
 
WWF ne peut accorder aucune avance sur note d’honoraire. Par ailleurs, les débours sont payables par avance suivant les modalités de WWF (en totalité ou par tranche selon nécessité et durée de l’intervention), par le Travel Request Form (TRF) à remplir avant les missions. Un état récapitulatif sera à établir pour la justification des dépenses à remettre avec Travel Expense Claim (TEC), au plus tard 5 jours après la mission. Les dépenses supérieures ou égales à 60.000 Ar nécessitent des pièces justificatives réelles en bonne et due forme.
Toute dépense nécessitant une pièce justificative selon les procédures du WWF, et qui n’est pas justifiée, sera déduite des honoraires.
 
La langue de travail sera le français.
 

  1. Période et durée de l’intervention

Le mandat s’étalera entre Mars et Juin 2023, avec un maximum d’intervention de 90 hommes/jours pris en charge.
 

  1. Dossier du prestataire à fournir

 
Le document de proposition du prestataire devra comprendre : 
 
  • Une offre technique comprenant les présentations suivantes : 
  • CV suivant le canevas du WWF (disponible sur le lien https://bit.ly/2H2M8Ed  ou peut être demandé par e-mail à l’adresse procurement@wwf.mg) qui devront indiquer clairement les expériences similaires à l’objet de la prestation avec mention de références et les domaines de spécialisation et rôles dans la prestation ;
 
  • L’offre financière : devra être libellée en Ariary. La décomposition du budget sera faite en précisant par grande ligne d’activités (i) le nombre de jours et l’honoraire journalier du consultant ou par catégorie de consultant ; (ii) les débours et frais de gestion le cas échéant.
  • Le tarif mentionné dans l’offre financière est non révisable. Les honoraires et les débours (incluant les frais de mission) doivent être bien séparés dans l’offre. L’offre inclura également les détails des montants hors taxe et toutes taxes. Une mention spéciale devra être faite en cas d’exemption. Les frais de déplacements et accommodations devront seront pris en charge suivant les procédures en vigueur au WWF.
 

  1. Coordination du mandat

Le mandat sera exécuté sous la supervision technique du Conducteur de travaux, en collaboration avec Landscape Operation Officer du paysage Manambolo Tsiribihina.
 

  1. Modalités de mise en œuvre

La présente prestation fera l’objet d’un contrat auquel seront annexés les présents TdR et l’offre validée. Le Consultant assume toutes les obligations fiscales relatives à son statut de Consultant. En sa qualité de travailleur indépendant, le Consultant est seul responsable du paiement de toute taxe ou de tout impôt qui pourrait lui être réclamé dans le cadre du présent contrat, à condition qu'il soit en règle et à jour vis à vis des autorités administrative et fiscale sur présentation des pièces justificatives; à défaut, et conformément aux dispositions de la loi de finances en vigueur, le WWF est dans l'obligation de retenir à la source, sur le montant de ses prestations ou honoraires / factures, le pourcentage légal à reverser au fisc. Le paiement des honoraires sera effectué sur présentation de facture et après validation des livrables suivant le calendrier ci-dessus.
 
Le Consultant est tenu aux procédures de gestion du WWF dans le cadre de la réalisation des prestations, objet de cette offre de consultance. 
 

  1. Soumission de l’offre :

 
L’offre technique et l’offre financière sont à mettre dans deux enveloppes séparées, elles-mêmes renfermées dans une enveloppe extérieure anonyme et portant uniquement la référence « AO – 007/TNR/2023 Responsables Approvisionnements pour la réalisation d’un système   d’approvisionnement en eau potable pour le village d’Ambakivao » et remise au bureau de WWF Antsakaviro, Lot IIM 85 Ter Antsakaviro, Antananarivo 101,
 
L’offre technique et l’offre financière à envoyer par e-mail à l’adresse procurement@wwf.mg avec pour objet : « AO – 007/TNR/2023 Responsables Approvisionnements pour la réalisation d’un système   d’approvisionnement en eau potable pour le village d’Ambakivao».
 
Au plus tard le 20 mars 2023 à 17h00.
 

  1. Dépouillement et sélection

Le dépouillement aura lieu dans les locaux du bureau de WWF.
Un Comité d’évaluation sera chargé d’évaluer les offres recevables.
 
La modalité de sélection passera par le processus ci-après:
  • Présélection des dossiers basée sur les qualification et compétences requises,
  • Entretien par un panel.
 
La grille d’évaluation technique est la suivante:
 
EXPÉRIENCES  SPÉCIFIQUES LIÉES AU MANDAT/TRAVAUX SIMILAIRES 25
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES 35
CALENDRIER DES INTERVENTIONS 10
SOUS-TOTAL OFFRE TECHNIQUE 70
 
 
 
 
 
 
 
Le dossier technique est noté sur 70 points. Le dossier technique ayant une note inférieure à 40/100 sera immédiatement éliminé. Les candidats ayant reçus les notes supérieures ou égales à 40/100 passeront à un entretien.
 
L’adjudication revient au soumissionnaire ayant obtenu les meilleurs notes (total note offre technique et entretien), dont l’offre financière (après éventuelle négociation) ne dépassent pas les plafonds du budget. Si les négociations n’aboutissent pas, on passe à l’ouverture du pli contenant l’offre financière de la 2ème meilleure offre technique, et ainsi de suite.
 

  1. NOTE DE RESERVE SUR L’ANNULATION DE L’APPEL D’OFFRE

Le présent appel d’offre peut être annulé dans une des conditions ci-après :
  • La concurrence aurait été insuffisante ;
  • Aucune offre conforme au dossier d'appel d'offres n'aurait été reçue ;
  • Les offres admises au dépouillement dépasseraient largement le budget disponible.
 

  1. Fraudes et corruption et déclaration de conflit d’intérêt

Le prestataire confirme avoir lu entièrement la Politique du WWF relative aux conflits d’intérêts ainsi que la politique du WWF pour la Prévention et l’Enquête sur la Fraude et la Corruption. Il comprend ses responsabilités à s’y conformer, et s’y engager pleinement. A sa connaissance, il n’a pas de conflits tels que décrit dans la Politique du WWF relative aux conflits d’intérêts ; https://bit.ly/2H2M8Ed 
 

  1. Ethique

Le prestataire est tenu de respecter des règles de conduite professionnelles irréprochables dans la conduite de son mandat. Par ailleurs, elle veillera à ne pas ternir l’image du WWF dans l’exécution de son mandat. Le WWF se donne le droit de résilier la convention dans des cas avérés de mauvaise conduite pouvant porter préjudice au WWF.
 
 
 
Préparé par:                                                                          Date :
 
 
Révisé par:                                                                             Date :
 
 
Approuvé par :                                                                      Date :