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Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique en consultance
Le Bureau du WWF à Madagascar recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique en consultance pour assurer les tâches administratives et logistiques se rapportant aux projets mis en oeuvre au sein du paysage DIANA et gérés à partir du Bureau d’Ambilobe.
Département : Conservation/paysage DIANA
Projet : MG2028 - MacArthur phase 2: Improving Local Fisheries Management in Ambaro bay, Northern Madagascar
Superviseur : Responsable Administratif et Financier DIANA
Postes supervisés : Gardiens
Type de contrat : Consultance – six (06) mois renouvelable
Lieu d’affectation: Ambilobe
Date : janvier 2020
I. Mission du Département
La mission du département de Conservation est de conduire la mise en oeuvre de la stratégie et du plan de conservation de WWF Madagascar 2015-2020 afin de parvenir à des résultats et des impacts conservation transformationnels et durables.
La mission au niveau Paysage est de développer et mettre en oeuvre la stratégie de conservation de WWF Madagascar et du plan pour le paysage, conformément aux politiques nationales / régionales de la région Madagascar et de l'Océan Indien Occidental, et en conformité avec programme et de gestion de projet les normes du WWF.
II. Mission du poste
Sous la supervision du Responsable Administratif et Financier (RAF) DIANA, l’Assistant(e) Administratif(ve) & Logistique assurera les tâches administratives et logistiques se rapportant aux projets mis en oeuvre au sein du paysage DIANA et gérés à partir du Bureau d’Ambilobe.
III. Fonctions principales
Il ou elle devra fournir son assistance dans le cadre des activités suivantes :
Administration
- Assurer la saisie, l’enregistrement, l’envoi et le suivi des correspondances ;
- Assurer l’archivage et le rangement des courriers, des documents administratifs et des documents des projets ;
- Assurer l’enregistrement et la distribution du courrier.
- Etablir les ordres de mission et contribue à l’établissement des TRF ;
- Appuyer le RAF dans les tâches relatives à la gestion des ressources humaines (préparation des éléments de salaire, avis d’embauche/débauchage à la cnaps, allocations familiales, suivi classement dossiers, suivi absences, ...)
Passation de marché
- Assurer la publication de la méthode de passation de marché (ouvert, restreinte,
directe, etc.) au niveau du paysage;
- Participer au dépouillement et au classement des offres reçues;
- Appuyer le RAF dans la collecte des évaluations des prestataires (avant et après les
prestations)
- Assurer la réalisation et le traitement des demandes d’engagement de dépenses;
- Assurer l’élaboration et traitement des bons de commande
- Assurer la réalisation des approvisionnements au niveau paysage;
- Assurer la collecte des factures et pièces justificatives y afférente et leur envoi pour
paiement.
- contribuer au suivi de la passation de marché (suivi des demandes d’engagement de
dépenses, bons de commande, etc.)
Logistique
- Assurer la tenue de la petite caisse suivant les règles de procédures de WWF ;
- Assurer l’aménagement interne des bureaux et au respect des conditions minimales
d’hygiène, de sécurité et de confort et de respect de l’environnement pour le staff
- Assurer le contrôle du maintien de la propreté à l’extérieur et à l’intérieur du bureau ;
- Assurer la gestion des petits approvisionnements et des stocks ;
- Assurer les inventaires périodiques des équipements et des fournitures
consommables ;
- Assister dans le suivi des carburants ;
- Assister dans le suivi des entretiens/réparation du matériel et équipements (véhicule,
groupe, vedette, etc.)
- Organiser la logistique des séminaires, ateliers et des formations ;
- Organiser les voyages nationaux, réservation d’hôtel, et autres appuis
logistiques pour les Responsables Techniques et les missionnaires ;
- Assurer les achats des équipements et matériel suivant les procédures de WWF ;
- Effectuer le rapprochement entre les actes de transfert et les actes de réception de
matériels et intrants auprès des communautés ;
- Assurer si besoin la réception et envoi des appels téléphoniques ;
- Assurer l’accueil l’orientation et l’information des visiteurs ;
- Faire la compilation des heures supplémentaires des gardiens.
Sécurité et Hygiène
- En cas d’accidents, appuyer dans les démarches nécessaires ;
- Contribuer à la mise en oeuvre du plan de sécurité du bureau ;
- Organiser et superviser les services de gardiennage et de nettoyage.
Responsabilités en tant que Superviseur
- Assurer que la personne supervisée exécute ses tâches conformément aux termes
- prédéfinis ;
- Appuyer/Conseiller le supervisé ;
- Effectuer une évaluation périodique du supervisé pour une meilleure performance.
Effectuer toute autre tâche demandée par le superviseur qui entre dans le cadre de ses compétences.
IV. Profil requis
Qualifications et expériences
- Titulaire au moins d’un BTS en gestion, Administration ou d’un diplôme équivalent
- Au moins 2 ans d’expériences dans la domaine logistique et passation de marché;
- Bonnes connaissances en informatique (Internet, Power-point, Traitement de texte, Tableur,…) ;
- Maîtrise du Malgache et du Français, bonne connaissance de l’Anglais ;
- Expérience et aptitude à mener, encadrer et superviser une équipe ;
- Forte capacité de communication (orale et écrite) ;
- Expérience avec les projets financés par les bailleurs de fonds internationaux serait un atout.
Qualités et compétences
Sérieux, organisé, dynamique ;
Autonome, sens de l’initiative;
Très grande disponibilité.
Aptitude à travailler en équipe ;
Adhésion aux valeurs de WWF : Crédibilité Optimisme, Détermination et Engagement
Adhésion aux comportements requis au sein de WWF:
o Viser l’Impact ««Je suis motivé par les résultats. Tout ce que je fais, la façon dont je pense, planifie et implémente est motivé par une recherche incessante d’avoir un impact.»
o Ecouter attentivement «Je vais au-delà de mon point de vue et m’efforce de voir le contexte plus large à partir de différentes perspectives. Je reste curieux et écoute profondément ce que les autres ont à dire.»
o Collaborer ouvertement «Je suis un citoyen du monde travaillant pour une planète vivante. Je pense constamment à comment, avec les autres, ensemble, nous pourrions avoir plus d’impact. Je travaille au-delà des frontières, demande ouvertement de l’aide, et partage ce que je sais, à l’interne et à l’externe.
o Innover sans crainte Je prends des risques pour trouver de meilleures solutions. Je mesure le progrès et apprends des erreurs. Je partage à la fois les succès et les échecs. J’encourage les autres à en faire de même.»
V.Relations de travail:
Internes: Interagit avec tout le staff du WWF.
Externes: Interagit avec les partenaires et autres parties prenantes (locales, régionales, nationales ou internationales), de logistiques, d’information et de communication qui impliquent de façon directe ou indirecte le WWF.
VI. Résultats attendus du poste :
Appui efficace en administration, passation de marchés et logistique au niveau du paysage, tout en respectant les procédures administratives et financières du WWF et des bailleurs de fonds.
Comment soumissionner?
Lettre de motivation dûment signée, CV avec mention d’un numéro de téléphone pour contact rapide, photo d’identité et 03 références professionnelles à envoyer par courrier électronique avec la mention «Assistant Administratif et Logistique Ambilobe» au [email protected] ou à déposer au bureau du WWF Antsakaviro ou autres bureaux du WWF.
Les Termes de Référence détaillés peuvent être consultés sur le tableau d’affichage des bureaux du WWF ou sur le site www.wwf.mg ou demandés par email à l’adresse [email protected].
Le Canevas à utiliser pour la rédaction du CV est à retirer auprès des Bureaux de WWF ou à demander par email au [email protected]. (à soumettre en version word ou excel).
Délai de soumission: mercredi 29 janvier 2020.
Le WWF fournit des opportunités d’emploi égales et s’engage à avoir un personnel diversifié
